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项目管理软件评估

Posted: Wed Dec 04, 2024 10:20 am
by rahmanfayad
杰西卡·科利
杰西卡·科利
1. 该工具是否能让我的团队更轻松地管理时间和资源?
2. 项目管理软件能让我的团队快速高效地启动项目吗?
3. 监控团队进度的准确度如何?
4. 项目管理软件是否简化了协作、反馈和审批?
5. 是否足够灵活,能够满足我团队的不同需求和要求?
6. 它会减轻我的团队不必要的任务并腾出时间制定策略吗?
评估项目管理软件
项目管理是一个复杂的领域。项目团队在项目过程中不断成长和变化,有许多沟通渠道需要管理,客户需求似乎也在不断变化。市场竞争不断发展,寻找更高效流程的压力也越来越大。结果:环境压力越来越大。

项目管理软件的重要性

电子表格和电子邮件缺乏处理项目经理必须管理的所有事务的效率。过度依赖这些工具可能会导致错误、误解、混乱和沮丧,特别是因为数据输入是手动的,而且通常有多个版本。如果您找 伯利兹 whatsapp 电话号码列表 不到更好的方法来组织这些元素并简化协作和工作,您的团队将面临压力,您的项目也将崩溃。项目管理软件是一个显而易见的解决方案。然而,当今市场上有数千种选择,那么您如何知道哪一种适合您的团队呢?这里有 6 个问题要问自己,以识别可能性并评估项目管理软件。

1. 该工具是否有助于我的团队进行时间和资源管理?
随着项目的进展,资源要求和需求发生变化,尝试使用简单的电子表格来跟踪可用、所需和分配的资源是不可能的。

然而,时间和资源管理不善可能会导致项目失败。事实上,18% 的项目因资源预测不佳而失败,21% 的项目因缺乏可用资源而失败。

寻找一个项目管理工具非常重要,它允许您跟踪总体资源使用情况并更改项目和任务优先级以适应不断变化的需求和优先级。

正确的项目管理软件可提供全面的工作负载显示,向您显示谁已达到最大容量以及谁仍可以承担其他任务。

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在日历中查看此信息将使您能够直观地看到正在进行的任务和即将进行的活动。然后,您可以使用此信息有效地确定任务的优先级、分配和重新安排任务。

正确的项目管理软件 提供日历视图或甘特图,还允许您只需单击几下即可添加或重新安排项目。最好的项目管理工具允许您使用拖放来组织日历中的项目或任务,以更改其截止日期以及任何相关任务或子任务的截止日期。

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2. 项目管理软件能让我的团队快速高效地启动项目吗?
为了在良好的规划和快速执行之间取得平衡,人们应该寻找能够高效创建和配置项目的软件。良好的项目管理实践是使用表单和模板来促进新任务和项目的高效处理。

例如,您可以在最佳项目管理应用程序中找到以下两个关键功能:

项目模板。寻找能够创建和编辑项目和任务模板的工具。这将允许您从基础创建新项目,而不是从头开始。您将减少完成工作所需的时间并改进规划。
工作收据表格。选择包含可定制申请表的软件。这将为您的团队提供他们所需的所有重要信息,而无需询问。
最好的在线项目管理工具提供动态请求表单功能。此功能允许您根据请求者在填写表单时提供的信息修改表单上的问题。

例如,如果您的技术管理层请求技术修改,则该表格将不会包含与您的商业管理层请求修改与合同条件相关的信息相同的信息。这样,团队成员就不需要填写与特定请求不相关的信息。

3. 监控团队进度的准确度如何?
随着您的团队的成长、业务的发展和规模的扩大,如果没有强大工具的帮助,跟踪和管理项目就会变得困难。尝试从随意对话、团队会议或电子邮件中拼凑信息可能会造成严重破坏,因为更新会丢失、被误解或遗忘。

适用于 Mac 或 PC 的最佳项目管理软件应该允许您跟踪团队的进度,这样您就不必将信息保留在头脑或收件箱中。您需要一个工具,让您能够保持最新状态,而不必困扰您的团队。

寻找能够实现协作工作的软件,让您能够实时查看正在进行的工作,并在重要任务完成时自动发送通知。它还应该标记落后于计划或到期的任务。

选择一个能够为所有利益相关者提供足够可见性的工具。例如 :

确保它包含可与团队共享的可自定义仪表板视图,以便每个人都可以跟踪进度。
确保它提供显示所有活动任务的状态及其截止日期的视图,以便您可以快速前进并识别任何潜在问题。
4. 项目管理软件是否简化了协作、反馈和审批?
当您促进团队合作并支持多样性时,您的项目成功的机会就会增加。但是,如果没有支持有效协作的项目管理软件,就会增加重复工作、遗忘任务、错误的风险,从而增加混乱的风险。

选择可以收集反馈和流程批准的软件非常重要,以免丢失有价值的信息,并维护所有决策和变更的历史记录。

依赖电子邮件或共享硬盘可能会导致信息丢失、重复或未正确确定优先级。这些方法也无法提供跟踪审核和批准的方法。