如何通过自动化工作流程简化项目任务
Posted: Wed Dec 04, 2024 9:13 am
杰西卡·埃弗里特
杰西卡·埃弗里特
什么是自动化工作流程系统？
自动化工作流程有哪些好处？
如何在您的企业中实施自动化工作流程？
Wrike 的自动化模板将如何帮助您？
小而重复的任务不仅需要时间，而且随着时间的推移会花费大量金钱。然而，通过可定制的模板，某些任务可以自动化，从而使经理和团队能够专注于项目交付。
通过可定制的模板，企业可以自动化工作流程、简化流程并根据需求有效扩展。
什么是自动化工作流程系统？
工作流程是有计划的、一致的、可重复的活动或步骤模式。通用项目工作流程详细说明了如何批准和接受已完成的交付成果。下面是这个过程的一个例子：
创建者提交交付成果以供主题专家 (SME) 审核。
EM 审查并批准可交付成果。
然后将其发送给项目经理进行验收。
项目经理还批准可交付成果。
最终交付成果将发送给客户审批。
客户验收完成工作流程。
自动化工作流程系统消除了通过标准流程手动移动工作的需要。它将流程自动化，以便一旦完成一个步骤，就会立即触发下一步。
在上面的示例中，自动化工作流程系统会立即通知 EM 需要修改可交付成果。一旦创建者发出可交付成果已完成的信号，后者就会被分配给该任务。
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一些自动化工作流程系统还可以支持人们执行的其他任务，例如发送电子邮件、安排会议和存储文档。
自动化工作流程有哪些好处？
工作流自动化是提高业务流程的速度、准确性和效率的过程。当您实现工作流程自动化时，您可以减少员工必须执行的手动工作量，从而使他们能够腾出时间来执行更高价值的任务。
自动化工作流程系统还可以降低出错风险。任何时候必须手动完成任务时，都可能出现人为错误。通过自动化流程，您可以减少代价高昂的错误，从而为您的企业节省大量成本。
该系统还可以减少过程中的时间间隙。例如，如果员工必须“亲自”通知工作流程链中的下一个人他们可以开始任务，则可能会发生延迟。同样，如果员工不在同一地点，或者其中一人忘记完成某项任务，流程可能会进一步崩溃。
此外，自动化系统提高了问责制。当集中式系统跟踪分配任务的人时，人们不能说他们不知道自己必须做某事，因为每个人都可以访问单一的事实来源。
当管理层在系统中查看项目的工作流程时，他们还可以快速查看谁被分配到哪个任务，并确定是否以及哪里可能存在问题。系统可以识别谁被分配了哪个任务以及分配了多长时间。它还可以报告谁在后期工作流程中完成了任务。
最后，自动化软件可以让您了解过去类似项目的工作 白俄罗斯 whatsapp 电话号码列表 进展情况。通过了解其他项目的进展情况，您可以简化要承担的工作量、项目设置和未来的项目执行。
如何在您的企业中实施自动化工作流程？
在考虑如何自动化工作流程之前，您首先需要确定业务中的哪些工作流程可以自动化。尽管研究表明大约 50% 的业务活动可以实现自动化，但并非项目或业务中的每个流程都是自动化的完美候选者。
任何需要花费大量时间但产生很少价值的手动流程都应该进行检查，看看是否可以实现自动化。如果一个流程是标准化的且可重复的，那么它也可能是一个不错的选择。但是，请避免对业务至关重要或为客户增加价值的任何事情进行自动化。
一旦确定了哪些流程可以自动化，您就需要选择正确的系统来完成工作。有许多应用程序可以自动化工作任务。寻找可让您创建适合您需求的自定义自动化工作流程的软件。
选择具有以下特征的自动化工作流程软件至关重要：
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小而重复的任务不仅需要时间，而且随着时间的推移会花费大量金钱。然而，通过可定制的模板，某些任务可以自动化，从而使经理和团队能够专注于项目交付。
通过可定制的模板，企业可以自动化工作流程、简化流程并根据需求有效扩展。
什么是自动化工作流程系统？
工作流程是有计划的、一致的、可重复的活动或步骤模式。通用项目工作流程详细说明了如何批准和接受已完成的交付成果。下面是这个过程的一个例子：
创建者提交交付成果以供主题专家 (SME) 审核。
EM 审查并批准可交付成果。
然后将其发送给项目经理进行验收。
项目经理还批准可交付成果。
最终交付成果将发送给客户审批。
客户验收完成工作流程。
自动化工作流程系统消除了通过标准流程手动移动工作的需要。它将流程自动化，以便一旦完成一个步骤，就会立即触发下一步。
在上面的示例中，自动化工作流程系统会立即通知 EM 需要修改可交付成果。一旦创建者发出可交付成果已完成的信号，后者就会被分配给该任务。
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一些自动化工作流程系统还可以支持人们执行的其他任务，例如发送电子邮件、安排会议和存储文档。
自动化工作流程有哪些好处？
工作流自动化是提高业务流程的速度、准确性和效率的过程。当您实现工作流程自动化时，您可以减少员工必须执行的手动工作量，从而使他们能够腾出时间来执行更高价值的任务。
自动化工作流程系统还可以降低出错风险。任何时候必须手动完成任务时，都可能出现人为错误。通过自动化流程，您可以减少代价高昂的错误，从而为您的企业节省大量成本。
该系统还可以减少过程中的时间间隙。例如，如果员工必须“亲自”通知工作流程链中的下一个人他们可以开始任务，则可能会发生延迟。同样，如果员工不在同一地点，或者其中一人忘记完成某项任务，流程可能会进一步崩溃。
此外，自动化系统提高了问责制。当集中式系统跟踪分配任务的人时，人们不能说他们不知道自己必须做某事，因为每个人都可以访问单一的事实来源。
当管理层在系统中查看项目的工作流程时，他们还可以快速查看谁被分配到哪个任务，并确定是否以及哪里可能存在问题。系统可以识别谁被分配了哪个任务以及分配了多长时间。它还可以报告谁在后期工作流程中完成了任务。
最后，自动化软件可以让您了解过去类似项目的工作 白俄罗斯 whatsapp 电话号码列表 进展情况。通过了解其他项目的进展情况，您可以简化要承担的工作量、项目设置和未来的项目执行。
如何在您的企业中实施自动化工作流程？
在考虑如何自动化工作流程之前，您首先需要确定业务中的哪些工作流程可以自动化。尽管研究表明大约 50% 的业务活动可以实现自动化，但并非项目或业务中的每个流程都是自动化的完美候选者。
任何需要花费大量时间但产生很少价值的手动流程都应该进行检查，看看是否可以实现自动化。如果一个流程是标准化的且可重复的，那么它也可能是一个不错的选择。但是，请避免对业务至关重要或为客户增加价值的任何事情进行自动化。
一旦确定了哪些流程可以自动化，您就需要选择正确的系统来完成工作。有许多应用程序可以自动化工作任务。寻找可让您创建适合您需求的自定义自动化工作流程的软件。
选择具有以下特征的自动化工作流程软件至关重要：